📑 전자결재 서비스 종합 매뉴얼

[ 전자결재 핵심 이용 수칙 ]
• 기본 결재선 및 회계 확인자: 결재 양식별로 미리 지정된 '기본 결재선'이 양식 선택 시 자동 적용되며, 결재자(승인/반려), 회계/자금 관리자(지출 및 회계 관련 문서 검증/확인), 참조자 및 열람자로 결재선을 구성합니다.
• 양식 관리 (관리자): 관리자는 [설정 > 결재문서 양식관리]에서 사내 서식 작성 및 자동 치환 태그(성명, 부서, 작성일 등)를 설정할 수 있습니다.
• 프로젝트 연동: 결재문서를 관련 프로젝트에 지정하여 사내 사업별 예산, 지출 및 안건 이력을 통합 관리합니다.
• 의견 및 첨부파일 등록: 결재 진행 중 안건 관련 의견(댓글) 작성, 파일 첨부 및 멘션 참조가 가능합니다.
• 열람자 권한 관리: 기안 시 또는 결재 완료 후 열람자를 지정하여 보안 문서의 열람 권한을 통제합니다.
※ 전자결재 서비스는 사내 결재 규정 및 보안 가이드라인에 따라 운용됩니다.
※ [전자결재] 메뉴에서 문서 작성, 결재/확인 처리, 프로젝트 연동, 의견 작성 및 열람자 관리가 가능합니다.
1. 전자결재 보관함별 주요 역할
보관함 명칭 상세 설명 및 용도
결재할 문서 본인이 결재자로 지정되어 결재순번이 되어 승인, 반려 처리를 기다리는 문서 목록입니다.
결재 진행함 진행중 본인이 상신(기안)하거나 결재자로 지정된 문서 중 현재 중간 결재선에서 진행 중인 결재 문서 목록입니다.
결재 완료함 완료 모든 결재자의 결재가 완료된 문서입니다. (일괄 출력 가능)
결재 반려함 반려 결재 반려된 문서입니다. 반려 사유를 확인한 후 수정하여 재상신할 수 있습니다.
임시 보관함 기안 작성 중 완료하지 않고 임시 저장한 문서 목록으로, 수정 후 상신할 수 있습니다.
회계/출금 관리 회계/출금 관리자 전용 회계관리자(COST1) 및 출금관리자(COST2)에게만 노출되는 전용 메뉴입니다. 전체 결재 문서가 아닌 사전에 지정된 지출/회계 관련 양식(지출결의서, 출장비정산서 등) 문서만 모아서 조회하며, 결재 진행 상태, 통화 단위(KRW, JPY, USD 등) 및 지출 금액을 확인하고 회계확인(COST1) 및 출금완료(COST2) 집행 처리를 일괄 관리합니다.
2. 결재 문서 기안, 기본 결재선, 프로젝트 연동 및 결재선 규칙 관리
구분 상세 지침 및 사용법
결재 양식 선택 일반 기안서, 지출결의서, 휴가신청서, 출장계획서 등 목적에 맞는 표준 결재 양식을 선택합니다.
기본 및 개별 결재선 기본결재선 • 자동 불러오기: 양식 선택 시 해당 양식에 미리 지정되어 있는 '기본 결재선'이 자동으로 기본 세팅됩니다.
• 양식별 결재선 관리 및 삭제: [설정 > 기본결재선]에서 전 양식 공통 기본 결재선 외에 양식별 개별 결재선을 지정할 수 있으며, 개별 결재선이 등록된 양식은 양식명 옆의 [삭제] 버튼을 눌러 개별 설정을 삭제하고 공통 기본 결재선으로 초기화할 수 있습니다.
• 기안 시 수정: 기안자는 상신 전 필요 시 결재자/합의자/참조자를 추가하거나 변경할 수 있습니다.
결재선 구성 및 최종결재자 규칙 • 결재선 유형: 결재(승인/반려), 합의(중간 합의), 참조(결재 단계 참조)로 구성할 수 있습니다.
• 최종 결재자 규칙: 중간 결재선에는 합의/참조를 자유롭게 배치할 수 있으나, 결재선의 마지막(최종) 결재자는 반드시 일반 '결재' 권한자여야 합니다. (합의/참조자는 최종 결재자가 될 수 없음)
• 결재선 재지정: 결재 진행 중 결재선 재지정 시에도 미결 상태의 최종 결재자가 유지되어야 정상적으로 변경 처리됩니다.
프로젝트 연동 프로젝트 기안 시 관련 프로젝트를 연동 지정할 수 있습니다.
연동된 결재문서는 해당 프로젝트 상세 화면에서도 한눈에 조회되며, 사업별 지출 및 안건 이력 관리에 활용됩니다.
확인자 (회계/자금) 관리자 중 회계 및 자금 관리자가 지출결의서, 자금집행서 등 회계 관련 문서의 서류, 집행 금액 및 증빙을 사전 검증하고 확인(Check)하는 기능입니다.
열람자 관리 기능 열람권한 문서 기안 시 또는 결재 진행 중 특정 임직원을 열람자로 지정하여 문서의 열람 권한을 부여할 수 있습니다.
상신 및 자동 알림 알림연동 작성 완료 후 [상신] 버튼을 누르면 첫 번째 결재자/확인자에게 알림이 전송됩니다. 작성 중에는 [임시저장]이 가능합니다.
※ 슬랙(Slack) 연동 시 슬랙 메신저로 결재 요청/승인 알림이 전달되며, 브라우저 푸시 알림 설정 기능도 제공합니다.
3. 결재/확인 처리, 의견(댓글) 소통 및 출력 관리
기능 구분 상세 규정 및 동작 방식
승인 및 회계 확인 승인/확인 • 승인: 결재자가 안건 검토 후 심사의견(Comment)을 작성하고 승인 처리하며 다음 순서로 전달됩니다.
• 회계 확인: 회계/자금 관리자가 지출 및 회계 관련 문서의 금액과 증빙을 사전 검토하여 확인(Check) 등록합니다.
반려 처리 반려 안건 보완이 필요한 경우 **반려 사유(필수)**를 작성하고 반려합니다. 문서 상태가 반려로 변경되며 기안자에게 알림이 전송됩니다.
의견(댓글) 관련 기능 의견소통 • 의견 작성: 결재 진행 중 및 완료 후에도 문서 하단에 의견(Comment)을 남겨 자유롭게 소통할 수 있습니다.
• 의견 내 파일 첨부: 의견 작성 시 보충 증빙 자료나 수정 파일을 직접 첨부할 수 있습니다.
• 참조자/멘션 지정: 특정 사용자를 지정하여 의견 작성 알림을 전달할 수 있습니다.
인쇄 및 일괄 다운로드 완료된 문서는 인쇄 전용 뷰어를 통한 증빙 출력이 가능하며, 여러 문서를 선택하여 ZIP 형태의 일괄 다운로드를 제공합니다.
4. 관리자 기능: 결재문서 양식 관리 (설정 > 결재문서 양식관리)
관리 항목 상세 관리 지침 및 웹 에디터 서식 설정
결재 양식 서식 편집 관리자는 [설정 > 결재문서 양식관리] 메뉴에서 서식별 웹 에디터(CKEditor)를 통해 사내 결재 양식 레이아웃 및 본문 서식을 자유롭게 편집/등록합니다.
자동 치환 태그 활용 양식 작성 시 자동 치환 태그(기안자 성명, 부서명, 직위명, 작성일자 등)를 삽입하면, 기안자가 결재 문서 작성 시 해당 정보가 자동으로 치환되어 입력됩니다.