| 入力項目 | 説明および規約に基づくセキュリティ規定 |
|---|---|
| ログインID | 4〜12文字の英数字の組み合わせで入力し、[重複確認]が必須です。 |
| パスワード設定 一方向暗号化 | セキュリティ規程に基づき、英字、数字、特殊文字（例: !@#$%^&*）を必ず組み合わせて6文字以上20文字以内で設定します。 一方向暗号化による保管: パスワードは復号が不可能な一方向暗号化（One-Way Encryption）で安全に保管されるため、管理者を含め誰にも既存パスワードの照会や確認はできません。紛失時は「パスワードの再設定（新規変更）」によってのみ再発行が可能です。 |
| 氏名 / 入社年月日 | 役職員の氏名と入社年月日（必須）を入力します。入社日は年次有給休暇の自動計算の基準となります。 |
| 部署 / 役職（職級） | 別個の組織管理メニューは設けていないため、役職員登録および人事異動画面から部署名と役職名を直接入力して管理します。 |
| 予定出退勤時刻 | 標準出勤時刻（例: 0900）および退勤時刻（例: 1800）を4桁の数字で設定します。（勤怠集計の基準） |
| プロフィール写真 / 個人情報 | 管理者が代理設定するのではなく、役職員本人が [マイプロフィール] 画面から直接登録・修正します。 |
| 連絡先 / メール / 社員番号 | 携帯電話番号、内線電話、メールアドレス、勤務場所および社内社員コードを入力します。 |
| アカウント状態 | 詳細サービスポリシーおよび利用規約（第2条、第5条、第7条）関連条項 |
|---|---|
| アクティブ 課金対象 | 通常のログインおよびサービス機能の利用権限を持つアカウントで、当月のご請求料金算定の基準（規約第5条①）となります。 |
| 停職 / 休職処理 閲覧専用・非課金 | 停職、育児休業、傷病休職などの場合、「閲覧専用アカウント」に切り替わり、データ閲覧のみ可能となり課金対象から除外（非課金）されます。（規約第2条、第5条②） |
| 退職処理 閲覧専用・非課金 | 退職年月日を登録して処理します。アカウントは「閲覧専用（非課金）」となり、過去に作成された決裁文書およびデータは利用期間中100%保持されます。（規約第7条①） （※ 不正アクセス防止のため、退職処理後のパスワード変更等の安全管理責任は企業ユーザー側にあります。） |
| 復職 / アクティブ切替 当月課金注意 | 休職・退職状態のアカウントを再度「アクティブアカウント」に復帰させます。 規約第5条② 但し書き条項: 当月中に1度でもアクティブアカウント状態でアクセスまたは復帰された記録がある場合、当月の利用料金請求対象に含まれます。 |
| DB完全削除 永久消去（規約第7条） | DB完全削除（Erase）を実行すると、アカウントおよび関連するすべてのデータ（添付ファイル含む）は復旧不可能な方式で永久消去（規約第7条④）されます。 誤操作による削除について当社は補償・復旧の責任を負いかねますので、履歴保持および非課金の利便性を考慮し「閲覧専用」への切り替えを強く推奨します。 |
| 人事異動 / 書類管理 | 部署や役職の異動履歴を直接管理し、雇用契約書などの人事書類の添付や本人閲覧の公開設定を行います。 |
| 権限区分 (コード) | 役割定義、主な権限範囲および中核機能 |
|---|---|
| システム管理者 最高管理者 (SUPER) |
• システム統括管理: 会社基本情報、決裁文書フォーム、出退勤セキュリティIP、会社指定休日、料金・請求分析など、全システム設定の統括管理権限を持ちます。 • 管理者指定・解除の固有権限: [設定 > 管理者設定]にて他の役職員に管理者権限を付与・解除できる唯一の権限者です。 |
| 人事管理者 人事・勤怠統括 (MANHR) |
• 人事・組織管理: 役職員の新規登録/情報修正/退職処理およびDB永久削除、部署・役職の人事異動履歴管理、雇用契約書等の人事書類登録・共有管理。 • 勤怠・出退勤承認: 全社員の出退勤状況照会、出退勤修正申請の審査・承認/差戻し、手動勤怠打刻登録。 • 年次有給休暇および取得促進管理: 全社有休の自動付与/現況照会および手動日数調整、年次有給休暇取得促進（1次未消化通知・2次取得時期指定）の通知・管理。 • 各種証明書発行審査: 在職証明書、経歴証明書など役職員からの証明書発行申請の審査および承認/差戻し。 |
| 会計管理者 支出・会計検証 (COST1) |
• 支出・会計検証: 支出決議書、資金執行書など経費・会計関連の電子決裁文書の金額や証憑（領収書等）を事前検証し、確認（Check）処理を行います。 • 支出決議書専用一覧: 登録された支出決議書を一括照会し、決裁状況および通貨別の執行金額を専用画面で管理します。 • 職務分離（内部統制）: 実際の資金出金を執行する出金管理者（COST2）と役割が明確に分離されており、安全な会計検証を担保します。 |
| 出金管理者 資金執行・振込 (COST2) |
• 資金出金・振込実行: 決裁承認および会計確認（Check）が完了した経費案件に対し、ファームバンキング等を通じて実際の出金・振込処理を実行・管理します。 • 内部統制の強化: 会計検証者（COST1）と出金実行者（COST2）を分離することで、社内の資金不正や誤払いを防止します。 |
| 請求書管理者 付加サービス (TAXCN) [別途契約が必要] |
• 電子請求書（税金計算書）発行・管理: 電子請求書の発行、逆発行、委受託発行および国税庁等への送信・管理機能を提供します。 • 付加サービス連携: 電子請求書付加サービスの別途有料契約締結時に権限付与および利用が可能です。 |
| 一般役職員 一般ユーザー (USER) |
• セルフサービスポータル: 自身の電子決裁起案・決裁・ルート管理、自身の出退勤打刻・修正申請、自身の有休照会・取得計画提出、各種証明書発行申請、参加プロジェクト管理など、本人データ中心の基本機能を利用できます。 |
| 大分類 | 詳細機能・メニュー | 最高管理者 | 人事管理者 | 会計管理者 | 一般役職員 |
|---|---|---|---|---|---|
| 電子決裁 | 決裁文書 | - | - | - | 本人関連管理 |
| 決裁ルート管理 | - | - | - | 本人ルート管理 | |
| 決裁文書フォーム管理 | 全体管理 | 全体管理 | 全体管理 | - | |
| 人事管理 | 役職員情報照会 | 全体照会 | 全体照会 | 全体照会 | 全体照会/本人修正 |
| 勤怠/出退勤管理 | 全体照会/承認 | 全体照会/承認 | - | 本人照会/修正申請 | |
| 有休現況/有休調整 | 全体管理 | 全体管理 | - | 本人有休照会/管理 | |
| 有給休暇取得促進 | 全体管理 | 全体管理 | - | 本人確認/計画提出 | |
| 人事異動（部署/役職） | 全体管理 | 全体管理 | - | - | |
| 証明書発行管理 | 全体管理 | 全体管理 | - | - | |
| 業務支援 | 全社お知らせ | 全体管理 | 全体管理 | 全体管理 | 全体照会/本人投稿 |
| 全社スケジュール | 全体照会 | 全体照会 | 全体照会 | 全体照会 | |
| プロジェクトおよび業務管理 | - | - | - | 参加プロジェクト管理 | |
| 設定 | 会社基本情報管理 | 全体管理 | 全体管理 | 全体管理 | - |
| 役職員登録/修正/退職 | 全体管理 | 全体管理 | 詳細照会 | - | |
| 出退勤許可IP制限 | 全体管理 | 全体管理 | - | - | |
| 会社指定休日管理 | 全体管理 | 全体管理 | 全体管理 | - | |
| 管理者権限の指定/解除 | 全体管理 | - | - | - | |
| 料金・請求/利用分析 | 全体照会 | 全体照会 | 全体照会 | - |