役職員および組織管理マニュアル
[ 利用規約基準 役職員管理の重要原則 ]
• パスワード単方向暗号化セキュリティ: パスワードは単方向暗号化されて保存されるため、紛失時に既存パスワードを照会することはできず、新規再設定（変更）のみ可能です。
• アカウント区分（規約第2条）: 正常利用可能な「有効アカウント」と、停職・休職・退職時に切り替えられる「閲覧専用アカウント」に区分されます。
• 料金請求基準（規約第5条）: 当月料金は「有効アカウント」数を基準に請求され、「閲覧専用アカウント」は非課税・課金除外（無料）となります。
• ただし書き条項（規約第5条②）: 閲覧専用アカウントであっても、当月中に1回でも有効アカウント状態で接続・切り替えられた記録がある場合は、当該月の請求対象に含まれます。
• データの永久破棄（規約第7条）: DB削除（Erase）処理を行うとデータは復元不可能な方式で永久破棄されるため、履歴保存のためには「閲覧専用」への切り替えを推奨します。
1. 新規役職員の登録および入力項目ガイド
| 入力項目 | 説明およびセキュリティ規則 |
|---|---|
| ログインID | 4〜12文字の英数字の組み合わせで入力し、[重複確認]が必須です。 |
| パスワード設定 単方向暗号化 | セキュリティ規定に基づき、英字・数字・特殊文字(!@#$%^&*)を必ず組み合わせて6〜20文字で設定します。 ※ 復号不可能な単方向暗号化で保管されるため、管理者も既存パスワードを照会できず、紛失時は新規再設定のみ可能です。 |
| 氏名 / 入社年月日 | 役職員の氏名および入社日（必須）を入力します。入社日は年次有給休暇の自動算出基準となります。 |
| 部署 / 役職（職級） | 別途の組織管理メニューを介さず、役職員の登録および人事異動管理から部署名と役職名を直接入力して管理します。 |
| 予定出退勤時刻 | 基本出勤時刻（例: 0900）および退勤時刻（例: 1800）を4桁の数字で設定します。（勤怠精算基準） |
| 連絡先 / メールアドレス / 社員番号 | 携帯電話番号、直通番号、メールアドレス、勤務場所およびERP社員コードを入力します。 |
2. アカウント状態の区分および課金・データ破棄ポリシー
| アカウント状態 | 詳細ポリシーおよび利用規約の関連条項 |
|---|---|
| 有効アカウント 課金対象 | 正常にログインおよび全機能を利用できる権限を持つアカウントで、当月の利用料金算定基準（規約第5条①）となります。 |
| 停職 / 休職処理 閲覧専用・非課金 | 育児休業や傷病休職などの場合、「閲覧専用アカウント」に切り替えられ、データ閲覧のみ可能となり課金対象から除外されます。 |
| 退職処理 閲覧専用・非課金 | 退職日を登録して処理します。アカウントは「閲覧専用（非課金）」に切り替わり、作成済み文書は100%保持されます。 |
| 復職 / 有効化 当月課金注意 | 休職・退職アカウントを再び有効化します。当月中に1回でも有効状態となった記録がある場合、当月の利用料金に含まれます。 |
| DB削除処理 永久破棄 | DB削除（Erase）を実行すると、アカウントおよびすべての関連データ（添付ファイル含む）は復元不可能に永久破棄されます。 |
3. 管理者権限の種類および詳細案内
| 権限区分 (コード) | 役割定義、主な権限範囲および重要機能 |
|---|---|
| システム管理者 最高管理者 (SUPER) |
• システム統括管理: 会社基本情報、決裁文書フォーム、出退勤セキュリティIP、会社指定休日、料金および請求/利用分析など、全システム設定に対する統括権限を持ちます。 • 管理者の指定・解除固有権限: [設定 > 管理者設定]で他の役職員に管理者権限を付与または解除できる唯一の権限者です。 |
| 人事管理者 人事/勤怠統括 (MANHR) |
• 人事および組織管理: 社員の新規登録/変更/退職処理およびDB永久削除、部署/役職の人事異動履歴管理、労働契約書などの人事書類登録/共有管理。 • 勤怠および出退勤承認: 全社員の出退勤状況の照会、出退勤時刻の修正申請に対する承認/差戻し審査、手動勤怠記録の登録。 • 年次有給休暇および取得促進管理: 全社年休の生成/現況照会および年休日数の手動調整、年次有給休暇取得促進（1次未消化通知および2次取得時期指定）の通知・管理。 • 証明書発行審査: 在職証明書、経歴証明書など役職員の証明書発行申請に対する審査および承認/差戻し。 |
| 会計管理者 支出・会計検証 (COST1) |
• 支出および会計検証: 事前に指定された支出・会計関連の決裁文書（支出決議書、出張旅費精算書など）の金額、領収証憑および書類を事前確認し、[会計確認] / [確認取消] 処理を行います。 • 会計・出金管理メニュー: 指定された支出文書のみを集約し、進行状況および通貨別（KRW、JPY、USD等）執行金額を専用画面から照会・一括会計確認します。 • 職務分離（内部統制）: 実際の資金出金を執行する出金管理者（COST2）と役割が明確に分離され、安全な会計検証を実施します。 |
| 出金管理者 資金執行/振込 (COST2) |
• 資金出金・振込実行: 決裁承認および会計確認が完了した指定支出文書（支出決議書など）に対し、[出金完了] / [出金取消] 処理を実行します。 • 会計・出金管理メニュー: 会計・出金管理メニューにアクセスし、出金対象文書の金額や通貨を確認して一括出金完了処理を行います。 • 内部統制の強化: 会計検証者（COST1）と出金実行者（COST2）を分離することで、社内の資金不正や誤払いを防止します。 |
| 税務管理者 付加サービス (TAXCN) [別途契約が必要] |
• 電子税金計算書の発行および管理: 電子税金計算書の発行、逆発行、委受託発行および国税庁送信・管理機能を行います。 • 付加サービス連携: 税金計算書付加サービスの別途有料契約締結時に権限付与および利用が可能です。 |
| 一般役職員 一般ユーザー (USER) |
• 個人業務ポータル: 自身の電子決裁文書の起案/決裁/ルート管理、自身の出退勤チェックおよび勤怠修正申請、自身の年休照会および年休取得計画書の提出、自身の証明書発行申請、参加プロジェクト管理など、本人データを中心とした基本サービス利用権限です。 |
4. 管理者タイプ別 詳細権限マトリクス (CRUD Matrix)
全体管理 作成/変更/削除/設定
全体照会 閲覧
本人関連 本人データ
| 大メニュー | 詳細メニュー / 機能 | 最高管理者 | 人事担当者 | 支出担当者 | 一般役職員 |
|---|---|---|---|---|---|
| 電子決裁 | 決裁文書 | - | - | - | 本人関連管理 |
| 결재선 관리 | - | - | - | 本人ルート管理 | |
| 決裁文書フォーム管理 | 全体管理 | 全体管理 | 全体管理 | - | |
| 人事管理 | 役職員情報照会 | 全体照会 | 全体照会 | 全体照会 | 全体照会/本人変更 |
| 勤怠/出退勤管理 | 全体照会/承認 | 全体照会/承認 | - | 本人照会/修正申請 | |
| 年休現況/年休調整 | 全体管理 | 全体管理 | - | 本人年休照会/管理 | |
| 年次有給休暇取得促進 | 全体管理 | 全体管理 | - | 本人確認/計画提出 | |
| 人事異動(部署/役職) | 全体管理 | 全体管理 | - | - | |
| 証明書発行管理 | 全体管理 | 全体管理 | - | - | |
| 業務支援 | 全社お知らせ | 全体管理 | 全体管理 | 全体管理 | 全体照会/本人作成 |
| 全社カレンダー | 全体照会 | 全体照会 | 全体照会 | 全体照会 | |
| プロジェクトおよび業務管理 | - | - | - | 参加プロジェクト管理 | |
| 設定 | 会社基本情報管理 | 全体管理 | 全体管理 | 全体管理 | - |
| 役職員登録/変更/退職 | 全体管理 | 全体管理 | 詳細照会 | - | |
| 出退勤許可IP制限 | 全体管理 | 全体管理 | - | - | |
| 会社指定休日管理 | 全体管理 | 全体管理 | 全体管理 | - | |
| 管理者権限の指定/解除 | 全体管理 | - | - | - | |
| 料金および請求/利用分析 | 全体照会 | 全体照会 | 全体照会 | - |
※ システム管理者（最高管理者）のみ管理者権限の指定および解除権限を持ちます。
※ 会計管理（COST1、検証/確認）と出金管理（COST2、資金執行/振込）は企業の安全な内部統制のために相互に分離して運用されます。
※ 税務管理（TAXCN）権限は電子税金計算書連携付加サービス（別途契約が必要）専用の権限です。
電子決裁利用マニュアル
[ 電子決裁 利用の基本原則 ]
• 基本決裁ルートおよび会計確認者: 決裁フォームごとに事前設定された「基本決裁ルート」が自動セットされます。決裁者（承認/差戻し）、会計/資金管理者（支出書類・証憑の確認）、参照者および閲覧者で構成されます。
• フォーム管理（管理者機能）: [設定 > 決裁文書フォーム管理] で社内書式作成および自動置換タグ（氏名、部署、作成日など）を設定可能です。
• プロジェクト連携: 決裁文書を関連プロジェクトに紐付け、プロジェクトごとの予算、支出、稟議履歴を統合管理します。
• コメントおよび添付ファイル: 決裁進行中に関係者との意見交換（コメント）、追加ファイルの添付、メンション通知が可能です。
• 閲覧権限の管理: 起案時または決裁完了後に閲覧者を指定し、社内文書の閲覧権限をコントロールできます。
1. 電子決裁フォルダの構成と役割
| フォルダ名称 | 詳細説明および用途 |
|---|---|
| 決裁待ち文書 | 自身が決裁者または確認者として指定され、承認・差戻し処理の順番を待っている文書一覧です。 |
| 進行中文書 進行中 | 自身が起案した、あるいは関与している文書のうち、現在途中の決裁ラインで進行中の文書一覧です。 |
| 完了文書 完了 | すべての決裁者の承認が完了した文書です。（一括印刷およびダウンロード可能） |
| 差戻し文書 差戻し | 決裁が差戻しされた文書です。差戻し理由を確認し、内容を修正して再起案できます。 |
| 下書き保存箱 | 起案作成中に一時保存された文書一覧です。後から編集して本申請（起案）が可能です。 |
| 会計・出金管理 会計/出金管理者専用 | 会計管理者（COST1）および出金管理者（COST2）のみに表示される専用メニューです。すべての決裁文書ではなく、事前に指定された支出・会計関連の書式（支出決議書、出張旅費精算書など）文書のみを集約して照会し、決裁状況、通貨単位（KRW、JPY、USD等）および支出金額を確認して会計確認（COST1）および出金完了（COST2）の執行処理を一括管理します。 |
2. 決裁文書の起案、基本ルート、ルート管理規則およびプロジェクト連携
| 区分 | 詳細方針および利用手順 |
|---|---|
| 決裁フォームの選択 | 一般起案書、支出決議書、休暇申請書、出張申請書など、目的に適した標準フォームを選択します。 |
| 基本および個別ルート 基本ルート | • 自動適用: フォーム選択時、あらかじめ設定されている「基本決裁ルート」が自動セットされます。 • フォーム別ルート管理および削除: [設定 > 基本決裁ルート]にて全フォーム共通の基本ルートまたはフォーム別の個別ルートを設定できます。個別ルートが設定されているフォームは、フォーム名横の[削除]ボタンをクリックして個別設定を削除し、共通の基本ルートへ初期化できます。 • 起案時の調整: 起案者は必要に応じて決裁者、合議者、参照者を追加・変更して起案できます。 |
| 決裁ルート構成および最終決裁者規則 | • ルート区分: 決裁（承認/差戻し）、合議（中間合議）、参照（決裁段階での参照）で構成できます。 • 最終決裁者規則: 中間ステップには合議や参照を自由に配置できますが、決裁ルートの最後（最終決裁者）は必ず通常の「決裁」権限者である必要があります。（合議・参照者を最終決裁者にすることはできません） • ルート再指定: 決裁進行中に決裁ルートを再指定する場合も、未決の最終決裁者が保持されている必要があります。 |
| プロジェクト連携 プロジェクト | 起案時に関連プロジェクトを紐付けできます。紐付けられた文書はプロジェクト詳細画面からも一覧表示され、案件別の経費や進捗管理に活用されます。 |
| 確認者（会計・資金） | 管理者の中で会計・資金管理者が支出決議書などの会計関連文書の金額および領収証憑を事前に検証・チェック（Check）する役割です。 |
| 閲覧者管理機能 閲覧権限 | 起案時または進行中に特定の役職員を閲覧者として指定し、文書の閲覧権限を付与できます。 |
| 起案と自動通知 通知連携 | 作成完了後に[申請]ボタンをクリックすると最初の決裁者・確認者へ通知が届きます。Slack連携時はSlack宛てに通知が届き、ブラウザプッシュ通知もサポートしています。 |
3. 決裁・確認処理、コメント機能および印刷・保管管理
| 機能区分 | 詳細ルールおよび動作 |
|---|---|
| 承認および会計確認 承認/確認 | • 承認: 決裁者が内容を確認後、必要に応じて審査コメントを入力し承認すると、次の決裁者へ引き継がれます。 • 会計確認: 会計担当者が金額や証憑を確認し、チェック登録を行います。 |
| 差戻し処理 差戻し | 書類の不備や修正が必要な場合、差戻し理由（必須）を入力して差し戻します。起案者に通知が送られます。 |
| コメント（意見交換） コミュニケーション | • コメント投稿: 決裁進行中・完了後を問わず、文書下部で関係者と自由に質疑応答できます。 • ファイルの添付: コメント欄からも追加の証明資料や修正ファイルを直接添付可能です。 • メンション指定: 特定のユーザーを指定してコメント通知を届けることができます。 |
| 印刷および一括ダウンロード | 完了した文書は印刷専用ビューアから原本出力が可能で、複数文書を選択してZIP形式で一括ダウンロードすることもできます。 |
勤怠管理マニュアル
[ 勤怠管理の基本ルール ]
• 出勤・退勤時は必ず打刻ボタンをクリックして記録してください。
• 法定休憩時間（4時間超で30分 / 8時間超で1時間）は総実働時間から自動的に控除されます。
• 正確な出退勤判定のため、管理者が事前に[役職員の予定勤務時間]および[勤怠許可IP]を登録しておく必要があります。
1. 勤怠の算定方式および基準
| 区分 | 算定方式および基準 |
|---|---|
| 所定労働時間 | 1日8時間、週40時間を基本所定労働時間として算定します。（週最大52時間上限） |
| 休憩時間の控除 | 4時間以上の勤務で30分、8時間以上の勤務で1時間（昼休憩等）が実働時間から自動控除されます。 |
| 役職員の出退勤時間設定 | [設定 > 役職員管理]で各社員ごとの標準出勤予定時刻（例: 09:00）および退勤予定時刻（例: 18:00）を登録することで、遅刻・早退の自動判定および所定労働時間の正確な管理が可能です。 |
| 勤怠許可IP設定 | [設定 > 勤怠許可IP管理]で社内の公有IPアドレスを登録することで、承認された指定のオフィス環境からのみ正常な打刻が行えるよう制限できます。 |
| 遅刻 / 早退の判定 | 指定出勤時刻（例: 09:00）以降の打刻は遅刻、退勤時刻前の打刻は早退として記録されます。 |
| 勤怠修正申請 | 打刻忘れや入力誤りがあった場合は、[出退勤修正リクエスト]を起案し、人事管理者の承認を得て記録を修正・反映します。 |
2. 勤務時間の計算例（基本 09:00 〜 18:00 勤務制基準）
| 出退勤の状況 | 認定勤務時間 |
|---|---|
| ① 09:00 出勤 〜 18:00 退勤（滞在計9時間） | 8時間（休憩1時間控除） |
| ② 09:15 出勤 〜 18:00 退勤（15分遅刻） | 7時間45分（遅刻処理） |
| ③ 09:00 出勤 〜 13:00 退勤（午後半休取得） | 4時間（半休0.5日取得） |
年次有給休暇管理マニュアル
[ 年次有給休暇 算定の基本計算式 ]
• 総年休 ＝ 発生年休 ＋ 調整年休
• 残余年休 ＝ 総年休 − 取得（消化）年休
※ 発生年休は関連労働法令および会計年度基準（12/31精算、1/1付与）に基づいて自動算出されます。
1. 年次有給休暇の算定方式およびポリシー
| 区分 | 算定方式およびポリシー |
|---|---|
| 入社6ヶ月未満 | 入社後6ヶ月間は法定有給休暇の発生なし（0日） |
| 入社6ヶ月経過時 | 出勤率8割以上の場合、一括して10日の年次有給休暇が発生 |
| 勤続年数ごとの付与日数 | 0.5年: 10日 / 1.5年: 11日 / 2.5年: 12日 / 3.5年: 14日 / 4.5年: 16日 / 5.5年: 18日 / 6.5年以上: 20日（法定上限） |
| 管理者による年休調整 | 人事管理者の設定および社内規定に基づき、発生年休数を加減（+/-）調整可能 |
| 年休消化基準 | 全休（1日）、午前半休（0.5日）、午後半休（0.5日）取得時のみ消化され、慶弔・公休等の特別休暇は消化対象外 |
| 年5日の取得義務 | 年10日以上付与される労働者には、年5日以上の有給休暇を取得させることが法律で義務付けられています。 |
2. 算定例（2023年4月1日入社 / 会計年度基準照会）
| 照会時点および項目 | 付与日数 |
|---|---|
| ① 2023年8月照会（入社6ヶ月未満） | 0.0日 |
| ② 2023年10月1日（入社6ヶ月経過時） | 10.0日 |
| ③ 2024年1月1日（翌年会計年度 / 勤続1.5年基準） | 11.0日 |
| ④ 2025年1月1日（勤続2.5年基準） | 12.0日 |