매뉴얼 사원 및 조직 관리

사원 및 조직 관리 매뉴얼

[ 이용약관 기준 임직원 관리 핵심 수칙 ]
• 비밀번호 단방향 암호화 보안: 비밀번호는 단방향 암호화 처리되어 저장되므로 분실 시 기존 비밀번호를 조회할 수 없으며, 신규 재설정(변경)만 가능합니다.
• 계정 구분 (약관 제2조): 정상 이용 가능한 '활성 계정'과 정직·휴직·퇴직 시 전환되는 '읽기 전용 계정'으로 구분됩니다.
• 요금 부과 기준 (약관 제5조): 당월 요금은 '활성 계정' 수 기준으로 부과되며, '읽기 전용 계정'은 비과금(과금 제외)됩니다.
• 단서 조항 (약관 제5조②): 읽기 전용 계정이라도 당월 중 단 1회라도 활성 계정 상태로 접속/전환된 기록이 있다면 해당 월 청구 대상에 포함됩니다.
• 데이터 영구 파기 (약관 제7조): DB 삭제(Erase) 처리 시 데이터는 복구 불가능한 방식으로 영구 파기되므로, 이력 보존을 위해 '읽기 전용' 전환을 권장합니다.
1. 신규 임직원 등록 및 항목 가이드
입력 항목설명 및 보안 규칙
로그인 아이디 4~12자 영문/숫자 조합으로 입력하며, [중복 확인]이 필수입니다.
비밀번호 설정 단방향 암호화 보안 규정에 따라 영문, 숫자, 특수기호(!@#$%^&*)를 반드시 조합하여 6~20자로 설정합니다.
※ 복호화 불가능한 단방향 암호화로 보관되므로 관리자도 기존 비밀번호를 조회할 수 없으며, 분실 시 신규 재설정만 가능합니다.
성명 / 입사일자 임직원 성명과 입사일자(필수)를 입력합니다. 입사일자는 연차 자동 산정의 기준이 됩니다.
부서 / 직위(직급) 별도의 조직관리 메뉴 없이 임직원 등록 및 발령 관리에서 부서명과 직위명을 직접 입력하여 관리합니다.
예정 출/퇴근시간 기본 출근시각(예: 0900) 및 퇴근시각(예: 1800) 4자리 숫자로 설정합니다. (근태 정산 기준)
연락처 / 이메일 / 사번 휴대전화, 직통전화, 이메일 주소, 근무 장소 및 ERP 사원코드를 입력합니다.
2. 계정 상태 구분 및 과금/파기 정책
계정 상태상세 정책 및 약관 관련 조항
활성 계정 과금 대상 정상 로그인 및 기능 이용 권한을 가진 계정으로, 당월 청구 요금 산정의 기준(약관 제5조①)이 됩니다.
정직 / 휴직 처리 읽기전용·비과금 육아휴직, 질병휴직 등의 경우 '읽기 전용 계정'으로 전환되어 데이터 열람만 가능하며 과금에서 제외됩니다.
퇴직 처리 읽기전용·비과금 퇴사일자를 등록하여 처리합니다. 계정은 '읽기 전용(비과금)'으로 전환되며, 작성 문서는 100% 보존됩니다.
복직 / 활성 전환 당월 과금주의 휴직/퇴직 계정을 다시 활성화합니다. 당월 중 단 1회라도 활성 상태 기록이 있으면 당월 요금에 포함됩니다.
DB 삭제 처리 영구 파기 DB 삭제(Erase) 시 계정 및 모든 관련 데이터(첨부파일 포함)는 복구 불가능하게 영구 파기됩니다.
3. 관리자 권한 종류 및 상세 안내
권한 구분 (코드)역할 정의, 주요 권한 범위 및 핵심 기능
시스템관리자 최고관리자
(SUPER)		 • 시스템 총괄 관리: 회사 기본정보, 결재문서 양식, 출퇴근 보안 IP, 회사 지정 휴일, 요금 및 청구/이용 분석 등 전 시스템 설정에 대한 총괄 권한을 가집니다.
• 관리자 지정/해제 고유 권한: [설정 > 관리자설정]에서 타 임직원에게 관리자 권한을 부여하거나 회수(해제)할 수 있는 유일한 권한자입니다.
인사관리자 인사/근태총괄
(MANHR)		 • 인사 및 조직 관리: 사원 신규 등록/수정/퇴직 처리 및 DB 영구 삭제, 부서/직위 인사발령 이력 관리, 근로계약서 등 인사서류 등록/공유 관리.
• 근태 및 출퇴근 승인: 전사 임직원 출퇴근 현황 조회, 출퇴근 시간 수정 요청에 대한 승인/반려 심사, 수동 근태 기록 등록.
• 연차 및 촉진제도 관리: 전사 연차 생성/현황 조회 및 연차 일수 수동 조정, 연차휴가 사용촉진(1차 미사용 통보 및 2차 사용시기 지정) 통보/관리.
• 증명서 발급 심사: 재직증명서, 경력증명서 등 임직원의 증명서 발급 신청 내역 심사 및 승인/반려.
회계관리자 지출/회계검증
(COST1)		 • 지출 및 회계 검증: 사전에 지정된 지출/회계 관련 결재 문서(지출결의서, 출장비정산서 등)의 금액, 영수증 증빙 및 서류를 사전 검토하고 [회계확인] / [확인취소] 처리합니다.
• 회계/출금 관리 메뉴: 정해진 지출 문서만을 모아보며 진행 상태 및 통화별(KRW, JPY, USD 등) 집행 금액을 전용 화면에서 조회하고 일괄 회계확인을 수행합니다.
• 직무 분리(내부통제): 실제 자금 출금을 실행하는 출금관리자(COST2)와 역할이 명확히 분리되어 안전한 회계 검증을 수행합니다.
출금관리자 자금집행/이체
(COST2)		 • 자금 출금 및 이체 실행: 결재 승인 및 회계 확인이 완료된 지정 지출 문서(지출결의서 등)에 대해 [출금완료] / [출금취소] 처리를 전담합니다.
• 회계/출금 관리 메뉴: 회계/출금 관리 메뉴에 접근하여 출금 대상 문서의 금액 및 통화를 확인하고 일괄 출금완료 처리를 수행합니다.
• 내부 통제 강화: 회계 검증자(COST1)와 자금 출금자(COST2)를 분리 지정함으로써 기업 내 자금 사고를 예방합니다.
세금관리자 부가서비스
(TAXCN)
[별도 계약 필요]		 • 전자세금계산서 발행 및 관리: 전자세금계산서 발행, 역발행, 위수탁 발행 및 국세청 전송/관리 기능을 수행합니다.
• 부가서비스 연동: 세금계산서 부가서비스에 대한 별도 유료 계약 체결 시 권한 부여 및 이용이 가능합니다.
일반 임직원 일반사용자
(USER)		 • 개인 업무 포털: 본인의 전자결재 문서 기안/결재/결재선 관리, 본인 출퇴근 체크 및 근태 수정 요청, 본인 연차 조회 및 연차촉진 계획서 제출, 본인 증명서 발급 신청, 참여 프로젝트 관리 등 본인 데이터 중심의 기본 서비스 이용 권한입니다.
4. 관리자 유형별 상세 권한 매트릭스 (CRUD Matrix)
전체 관리 생성/수정/삭제/설정 전체 조회 열람 본인 관련 본인 데이터
대메뉴 상세 메뉴/기능 최고관리자 인사담당자 지출담당자 일반 임직원
전자결재 결재문서 --- 본인 관련 관리
결재선 관리 --- 본인 결재선 관리
결재문서양식관리 전체 관리전체 관리전체 관리 -
인사관리 임직원 정보 조회 전체 조회전체 조회전체 조회 전체조회/본인수정
근태/출퇴근 관리 전체조회/승인전체조회/승인- 본인 조회/수정요청
연차현황/연차조정 전체 관리전체 관리- 본인 연차 조회/관리
연차휴가 사용촉진 전체 관리전체 관리- 본인 확인/계획제출
인사발령(부서/직위) 전체 관리전체 관리- -
증명서 발급 관리 전체 관리전체 관리- -
업무지원 전사 공지사항 전체 관리전체 관리전체 관리 전체조회/본인작성
전사일정 전체 조회전체 조회전체 조회 전체 조회
프로젝트 및 업무 관리 --- 참여 프로젝트 관리
설정 회사 기본정보 관리 전체 관리전체 관리전체 관리 -
임직원 등록/수정/퇴사 전체 관리전체 관리상세조회 -
출퇴근 허용 IP 제한 전체 관리전체 관리- -
회사 지정 휴일 관리 전체 관리전체 관리전체 관리 -
관리자 권한 지정/해제 전체 관리-- -
요금 및 청구/이용 분석 전체 조회전체 조회전체 조회 -
※ 시스템관리자(최고관리자)만 관리자 권한 지정 및 해제 권한을 가집니다.
※ 회계관리(COST1, 검증/확인)와 출금관리(COST2, 자금집행/이체)는 기업의 안전한 내부통제를 위해 상호 분리되어 운영됩니다.
※ 세금관리(TAXCN) 권한은 전자세금계산서 연동 부가서비스(별도 계약 필요) 전용 권한입니다.
매뉴얼 전자결재 사용

전자결재 사용 매뉴얼

[ 전자결재 핵심 이용 수칙 ]
• 기본 결재선 및 회계 확인자: 결재 양식별로 미리 지정된 '기본 결재선'이 양식 선택 시 자동 적용되며, 결재자(승인/반려), 회계/자금 관리자(지출 및 회계 관련 문서 검증/확인), 참조자 및 열람자로 결재선을 구성합니다.
• 양식 관리 (관리자): 관리자는 [설정 > 결재문서 양식관리]에서 사내 서식 작성 및 자동 치환 태그(성명, 부서, 작성일 등)를 설정할 수 있습니다.
• 프로젝트 연동: 결재문서를 관련 프로젝트에 지정하여 사내 사업별 예산, 지출 및 안건 이력을 통합 관리합니다.
• 의견 및 첨부파일 등록: 결재 진행 중 안건 관련 의견(댓글) 작성, 파일 첨부 및 멘션 참조가 가능합니다.
• 열람자 권한 관리: 기안 시 또는 결재 완료 후 열람자를 지정하여 보안 문서의 열람 권한을 통제합니다.
1. 전자결재 보관함별 주요 역할
보관함 명칭상세 설명 및 용도
결재할 문서 본인이 결재자로 지정되어 결재순번이 되어 승인, 반려 처리를 기다리는 문서 목록입니다.
결재 진행함 진행중 본인이 상신(기안)하거나 결재자로 지정된 문서 중 현재 중간 결재선에서 진행 중인 결재 문서 목록입니다.
결재 완료함 완료 모든 결재자의 결재가 완료된 문서입니다. (일괄 출력 가능)
결재 반려함 반려 결재 반려된 문서입니다. 반려 사유를 확인한 후 수정하여 재상신할 수 있습니다.
임시 보관함 기안 작성 중 완료하지 않고 임시 저장한 문서 목록으로, 수정 후 상신할 수 있습니다.
회계/출금 관리 회계/출금 관리자 전용 회계관리자(COST1) 및 출금관리자(COST2)에게만 노출되는 전용 메뉴입니다. 전체 결재 문서가 아닌 사전에 지정된 지출/회계 관련 양식(지출결의서, 출장비정산서 등) 문서만 모아서 조회하며, 결재 진행 상태, 통화 단위(KRW, JPY, USD 등) 및 지출 금액을 확인하고 회계확인(COST1) 및 출금완료(COST2) 집행 처리를 일괄 관리합니다.
2. 결재 문서 기안, 기본 결재선, 결재선 규칙 관리
구분상세 지침 및 사용법
결재 양식 선택 일반 기안서, 지출결의서, 휴가신청서, 출장계획서 등 목적에 맞는 표준 결재 양식을 선택합니다.
기본 및 개별 결재선 기본결재선 • 자동 불러오기: 양식 선택 시 해당 양식에 미리 지정되어 있는 '기본 결재선'이 자동으로 기본 세팅됩니다.
• 양식별 결재선 관리 및 삭제: [설정 > 기본결재선]에서 전 양식 공통 기본 결재선 외에 양식별 개별 결재선을 지정할 수 있으며, 개별 결재선이 등록된 양식은 양식명 옆의 [삭제] 버튼을 눌러 개별 설정을 삭제하고 공통 기본 결재선으로 초기화할 수 있습니다.
• 기안 시 수정: 기안자는 상신 전 필요 시 결재자/합의자/참조자를 추가하거나 변경할 수 있습니다.
결재선 구성 및 최종결재자 규칙 • 결재선 유형: 결재(승인/반려), 합의(중간 합의), 참조(결재 단계 참조)로 구성할 수 있습니다.
• 최종 결재자 규칙: 중간 결재선에는 합의/참조를 자유롭게 배치할 수 있으나, 결재선의 마지막(최종) 결재자는 반드시 일반 '결재' 권한자여야 합니다. (합의/참조자는 최종 결재자가 될 수 없음)
• 결재선 재지정: 결재 진행 중 결재선 재지정 시에도 미결 상태의 최종 결재자가 유지되어야 정상적으로 변경 처리됩니다.
프로젝트 연동 프로젝트 기안 시 관련 프로젝트를 연동 지정할 수 있습니다. 연동된 결재문서는 해당 프로젝트 상세 화면에서도 한눈에 조회되며, 사업별 지출 및 안건 이력 관리에 활용됩니다.
확인자 (회계/자금) 관리자 중 회계 및 자금 관리자가 지출결의서, 자금집행서 등 회계 관련 문서의 서류, 집행 금액 및 증빙을 사전 검증하고 확인(Check)하는 기능입니다.
열람자 관리 기능 열람권한 문서 기안 시 또는 결재 진행 중 특정 임직원을 열람자로 지정하여 문서의 열람 권한을 부여할 수 있습니다.
상신 및 자동 알림 알림연동 작성 완료 후 [상신] 버튼을 누르면 첫 번째 결재자/확인자에게 알림이 전송됩니다. 슬랙(Slack) 연동 시 슬랙 메신저로 알림이 전달되며 브라우저 푸시 알림도 지원합니다.
3. 결재/확인 처리, 의견(댓글) 소통 및 출력 관리
기능 구분상세 규정 및 동작 방식
승인 및 회계 확인 승인/확인 • 승인: 결재자가 안건 검토 후 심사의견(Comment)을 작성하고 승인 처리하며 다음 순서로 전달됩니다.
• 회계 확인: 회계/자금 관리자가 지출 및 회계 관련 문서의 금액과 증빙을 사전 검토하여 확인(Check) 등록합니다.
반려 처리 반려 안건 보완이 필요한 경우 **반려 사유(필수)**를 작성하고 반려합니다. 문서 상태가 반려로 변경되며 기안자에게 알림이 전송됩니다.
의견(댓글) 소통 의견소통 결재 진행 중 및 완료 후에도 문서 하단에 의견을 남길 수 있으며, 보충 파일 첨부 및 멘션 참조가 가능합니다.
인쇄 및 일괄 다운로드 완료 문서는 인쇄 전용 뷰어를 통한 증빙 출력이 가능하며, 여러 문서를 선택하여 ZIP 일괄 다운로드를 제공합니다.
매뉴얼 근태 관리

근태 관리 매뉴얼

[ 근태관리 핵심 수칙 ]
• 출/퇴근 시 반드시 근태 버튼을 클릭하여 기록해야 합니다.
• 법정 휴게시간(4시간 당 30분 / 8시간 당 1시간)은 총 근무시간에서 자동으로 차감됩니다.
• 정상 출퇴근 체크를 위해 관리자의 [임직원 출퇴근시간] 및 [근태 허용 IP] 사전 등록이 필요합니다.
1. 근태 산정 방식 및 기준
구분산정 방식 및 기준
소정 근로시간 1일 8시간, 주 40시간을 기본 소정 근로시간으로 산정합니다. (주 최대 52시간 한도)
휴게시간 차감 4시간 이상 근무 시 30분, 8시간 이상 근무 시 1시간(점심시간 포함)이 자동 제외됩니다.
출퇴근시간 설정 [설정 > 임직원관리]에서 임직원별 기본 예정 출근시각(예: 09:00) 및 퇴근시각(예: 18:00)이 등록되어 있어야 지각/조퇴가 산정됩니다.
근태 허용 IP 설정 [설정 > 근태 허용 아이피 관리]에서 사내 공인 IP 대역이 등록되어 있어야 지정 근무지 환경에서 정상 출퇴근 체크가 처리됩니다.
지각 / 조퇴 판단 지정 출근시각(예: 09:00) 이후 체크 시 지각, 퇴근시각 이전 체크 시 조퇴로 처리됩니다.
근태 수정 요청 출퇴근 누락 또는 오류 시 [출퇴근 수정 요청]을 제출하여 관리자 승인을 받아 정산합니다.
2. 근무시간 산정 예시 (09:00 ~ 18:00 근무제 기준)
출퇴근 상황인정 근무시간
① 09:00 출근 ~ 18:00 퇴근 (총 9시간 체류) 8시간 (휴게 1시간 차감)
② 09:15 출근 ~ 18:00 퇴근 (15분 지각) 7시간 45분 (지각 처리)
③ 09:00 출근 ~ 13:00 퇴근 (오후 반차 사용) 4시간 (반차 0.5일 사용)
매뉴얼 연차 계산 및 관리

연차 계산 및 관리 매뉴얼

[ 연차 산정 핵심 공식 ]
• 총 연차 = 발생 연차 + 조정 연차
• 잔여 연차 = 총 연차 − 사용 연차
※ 발생연차는 근로기준법 및 회계연도 기준(12/31 정산, 1/1 부여)으로 자동 산출됩니다.
1. 연차 산정 방식 및 정책
구분산정 방식 및 정책
1년 미만 근로자 (월차) 입사 후 1년간 매월 1개월 개근 시 1일씩 발생 (최대 11일)
회계연도 비례연차 매년 12월 31일 기준 전년도 근무일수를 정산하여 이듬해 1월 1일에 일괄 부여
(공식: 15일 × 전년도 재직일수 ÷ 365일, 소수점 둘째 자리 반올림)
관리자 연차조정 인사 관리자의 설정 및 사내 규정에 따라 발생 연차 수량을 가감(+/-) 조정 가능
연차 차감 기준 연차(1일), 오전반차(0.5일), 오후반차(0.5일) 사용 시에만 차감되며, 기타 경조휴가 등은 차감되지 않음
2. 산정 예시 (2023년 10월 1일 입사 / 2024년 8월 조회 기준)
항목연차 수량
① 2024년 1월 1일자 비례연차 (15일 × 92일 ÷ 365일) 3.8일
② 2024년 1년 미만 발생 월차 (1월~8월 매월 1일 발생) 8.0일
③ 관리자 조정 연차 (예: 특별 가산) +1.0일
총 연차 (① + ② + ③) 12.8일